通過節約紙張保護森林資源和水資源
企業實施文件管理外包服務后，通常會部署文件管理軟件解決方案，實施鼓勵雙面打印、多合一打印等節約紙張的措施，并輔以相應的管理制度，從而使客戶在工作習慣改變較小的情況下，減少不正確的使用和浪費，方便地實現印量的壓縮，從而節省大量紙張，通?？晒澥?0%+。對于規模達到5,000人，年印量800萬印的大型企業客戶，以壓縮印量20%計，在5年合同期內，文件管理外包服務可以幫助客戶節省紙張800萬印，不當節省了大量成本，還同時相當于保護約700棵大樹（制成原木后直徑16公分、8米長，生長期15年）不受砍伐，相當于保護約30畝森林。
節約能源消耗
打印機和復印機在待機狀態下耗能不多，但在工作狀態的能耗是比較高的，功率經常達到1000瓦以上。梅杰文件管理外包服務可以幫助客戶減少打印和復印輸出量，從而通過減少打印機和復印機的工作而節約了大量電力；并通過減少紙張耗用，而減少了紙張生產過程中消耗的能源。
減少固體廢棄物排放
打印機的使用過程中，會產生大量的廢舊硒鼓、碳粉盒、包裝物等固體廢棄物。根據有關數據，激光打印機每打印10萬印，會產生固體廢棄物135磅（約71.2公斤）。在傳統的文件輸出管理模式下，大量的廢舊硒鼓、碳粉盒、包裝物等被當作垃圾處理，難以得到有效的回收，從而增加了垃圾的排放量，并因此導致環境污染、占用土地資源等一系列環境問題，形成較大的負面影響。
保護員工健康
由于文件管理外包服務帶來文件輸出量減少，并因此減少了電力消耗，也相應減少了對應電力生產所排出的CO2、SO2、SOX、NOX的數量。文件設備在工作過程中會排出的臭氧、苯乙烯、TVOC、粉塵等，對人體有潛在的威脅；而外包服務后，由于大量生產力低的小型設備被集中更換為高生產力的多功能一體化設備，設備數量大幅減少，同時會對設備進行重新布局，盡量遠離人體，因此大幅減少了臭氧、苯乙烯、TVOC、粉塵等對員工健康的潛在威脅，為員工創造健康的工作環境。綜上所述，可以看到，文件管理外包服務將給客戶帶來明顯的環保、健康效益。而且，這一環保效益的取得并不需要客戶進行投入：文件管理外包服務給客戶帶來的核心價值是節約文件處理成本；而客戶在成本下降的同時，還額外獲得了環保和健康的效益。正是由于具有節約、高效、環保、健康的多項綜合效益，文件管理外包服務在發達國家已經比較普及。據國統計，2006年世界500強中已經有85%采用了文件外包或部分外包。
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